DES FICHIERS bien ordonnés

Ordonner ses fichiers informatiques est loin d’être chose simple : avec la panoplie de mots de passes à se souvenir, les multiples versions d’un même document qui se succèdent et les nombreuses plateformes de gestion de données disponibles sur votre poste de travail.

Vous avez sûrement déjà vu un écran d’accueil d’ordinateur tapissé de documents Word pêle-mêle, d’aide-mémoires mal classés et de logiciels laissés à l’abandon dans un coin. Peut-être même est-ce votre ordinateur…

Comment se doter d’une bonne nomenclature pour vos fichiers, bien les archiver et les classer et gérer vos mots de passe?

Voici la première étape d’une bonne organisation informatique au travail pour améliorer votre efficacité!

La nomenclature

Un bon listage de vos documents est la base même de fichiers bien ordonnés.

Il faut mettre sur place un bon « réceptacle » pour accueillir vos fichiers, de la même manière que vous classez des livres dans une bibliothèque :
Regrouper : évitez d’accumuler les fichiers. Vous pouvez soit supprimer les dossiers qui ne sont plus utiles, ou bien créer des sous-dossiers pour mieux les regrouper.

Évitez de dépasser 10 dossiers principaux pour éviter de chercher trop longtemps vos documents.

Numéroter : si vous avez un ordre logique à donner à vos documents, numérotez-les systématiquement (001, 002, 003…) au début de chaque fichier.

Dater : pour suivre la progression de vos fichiers, datez-les en commençant par l’année, le mois, puis le jour, suivi du nom du fichier. Ils seront alors regroupés en ordre croissant et vous pourrez facilement les retrouver.

Préciser : évitez les termes trop génériques comme « Budget ». Optez plutôt pour une nomenclature plus précise comme « Budget_Marketing_2018 ».

Des fichiers bien ordonnés vous font gagner du temps et évitent les confusions. Rien de tel pour gagner de l’efficience en tant que PME.

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