Bien réussir ses congrès et réunion d’affaires

L’organisation d’un congrès ou d’une réunion d’affaires est un processus par lequel bien des professionnels doivent passer.

Bien maîtriser les secrets entourant l’organisation de congrès peut rapporter beaucoup, particulièrement dans le secteur de l’événementiel. Il est impératif de se faire remarquer rapidement pour attirer l’attention de vos clients potentiels.

Mais comment transformer un congrès ou une réunion d’affaires en succès ?

Le secret, c’est de ne rien laisser au hasard et de ne négliger aucun détail ! N’oubliez pas qu’un événement, c’est une carte de visite.

Préparer un concept qui saura plaire

Pour préparer un congrès mémorable, vous devez bien connaître le client que vous visez. Qui est-il ? Que recherche-t-il ? Quels sont ses intérêts ? Pourquoi vient-il à votre événement ?

Connaître le client, c’est savoir comment lui en mettre plein la vue. Il sera ainsi plus facile pour vous de bien organiser. Vous devrez notamment porter une attention particulière sur :

Le lieu : devez-vous privilégier un endroit cool et branché au centre-ville ou au contraire y aller plus en retenue? Le lieu dicte souvent l’ambiance que vous donnerez à votre réunion d’affaires.

Le contenu : vous ne voulez pas assommer le client avec une tonne d’informations. Mais vous voulez tout de même qu’il retienne certains messages durant cet événement. Choisissez donc le bon équilibre entre contenu informationnel/promotionnel et moments plus drôles et légers.

La tenue vestimentaire : la choisirez-vous formelle ou informelle? Le look est encore une fois un facteur qui influence un événement. Bien réussir cet aspect donne souvent une bonne première impression au client.

Et surtout, l’interaction! : il est devenu très important de privilégier l’interactivité dans les événements professionnels. Vous voulez mobiliser vos visiteurs. Vous devez les maintenir occupés et motivés. Par exemple, solliciter la participation sur leur téléphone mobile via une application créée pour l’occasion est une stratégie payante.

La clé du succès : organiser un congrès unique

Un autre aspect est primordial dans l’organisation d’un congrès : l’originalité. N’ayez pas peur du ridicule, osez penser plus loin. Si vous voulez vous remarquer et attirer l’attention, vous devez vous différencier des autres.

Organiser une soirée thématique peut vous faire gagner des points. Vos invités auront ainsi bien plus de chance de se souvenir de votre événement. C’est comme ça que vous donnerez à votre entreprise le petit « plus » pour accrocher le client.

Atteindre vos objectifs lors d’un congrès

Bien sûr, bien que votre événement soit original, il doit aussi être efficace. Gardez en tête vos objectifs et utilisez ces quelques astuces pour bien les atteindre :

Laissez du temps pour le réseautage : un congrès ou une réunion d’affaires est le moment idéal pour élargir son réseau de contacts et rencontrer des partenaires potentiellement intéressants. Il convient donc de volontairement laisser des moments pour des rencontres et des échanges.

Ayez un horaire réaliste : surcharger l’horaire de l’événement est contreproductif et stressera vos invités. Planifiez bien votre emploi du temps pour bien doser votre événement.

N’invitez que les gens essentiels : avoir trop d’invités, ça complique inutilement l’événement. Il convient de limiter la liste des convives à ceux qui sont vraiment importants.

Gardez en tête vos objectifs : le but que vous visez devrait motiver chacune de vos actions. Restez concentrés sur les raisons de l’événement pour en maximiser le potentiel.

Le plus important : être soi-même

Lorsque vous organisez un événement ou un congrès d’affaires, vous révélez une bonne partie de vous-même à vos invités. Soyez donc authentique.Votre événement devrait normalement refléter votre personnalité, vos compétences et vos valeurs. Il est important de vous montrer sous votre vrai jour pour donner une bonne impression de vous-même.

Partager

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *